비서의 지시 및 보고 업무

소개글

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목차

1. 지시업무
1) 지시를 받을 때
2) 지시를 받은 후

2. 보고업무
1) 보고가 필요한 경우
2) 보고 방법
3) 효과적인 보고
4) 보고서 작성

본문내용

1. 지시업무
1) 지시를 받을 때
◆ 상사의 호명이 있으면 곧 대답하고 필기도구를 준비하여 상사에게로 간다.
◆ 메모는 6하 원칙(언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게, 왜)에 따라서 기록한다.
◆ 상사를 바라보면서 경청하면서 요점을 메모한다.
◆ 지시가 끝나면 지시내용을 정리하면서 복창한다.
◆ 잘 모르는 내용은 상사의 지시내용을 모두 들은 후 질문을 통하여 확인한다.

2) 지시를 받은 후
◆ 상사의 요구사항이 무엇인지 정확히 파악한다.
◆ 상사로부터 일의 중요도를 확인해서 순서를 정한다.
◆ 언제까지 마무리해서 보고해야 하는지를 상사에게 확인한다.
◆ 상사가 지시한 업무가 무리라고 판단될 때에는 사실대로 상사에게 이야기한다.
2. 보고업무
보고는 단지 지시를 받은 업무에 관련된 것만 하는 것이 아니라 상사의 업무와 관계가 있는 정보를 얻었을 때도 보고한다.
1) 보고가 필요한 경우
◆ 상사에게 지시받은 업무가 끝났을 때
◆ 장기적 또는 지속적인 업무의 경우에는 중간에 진행 상황을 보고
◆ 지시받은 일이나 이미 승인된 작업 계획이 도중에 변경될 때
◆ 상사가 담당하고 있는 업무와 관련이 있는 정보가 입수되었을 때
◆ 일을 추진하는데 새로운 의견이 있을 때
◆ 문제가 발생했을 때
2) 보고 방법
보고는 용도, 형식, 내용, 시기 등에 따라 여러 가지로 분류할 수 있으나 일반적으로 구두(口頭)로 하는 보고와 문서에 의한 보고로 구분할 수 있다. 보고 내용이 긴급을 요할 때는 우선 구두로 보고하고, 나중에 문서로 다시 보고한다.

(1) 구두 보고
구두보고는 기밀 사항, 긴급사항, 서면 설명으로는 불충분한 사항, 간단한 내용, 상사에게 긴급하게 보고해야 할 문제 등이 발생했을 때 효과적이다.

∙면담 보고 : 보고자는 우선 보고할 수 있는 분위기를 조성하고 침착한 태도로 보고 내용을 이해하기 쉽게 설명한다. 용어는 표준어를 사용하고 체계적이고 논리적으로 보고한다.

참고 자료

없음