비서와 전화매너

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비서가 갖추어야 할 전화매너 ppt 자료

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본문내용

(1) 내/외부 고객 접점의 제 1 선이다.
- 내/외부 고객들을 가장 많이 접하는 수단이자 회사에 대한 첫 인상
(2) 오로지 목소리에 의존한다.
- 표정과 제스추어를 볼 수 없는 상태이기 때문에 음성에만 의존
(3) 보안성이 없다.
- 통화의 내용을 제 3자 들을 수 있으며 상대방이 조심스럽게 통화하는 지를 확인할 수 없기에 보안성이 떨어짐
(4) 경비가 발생한다.
- 통화를 하기위해서는 통화비가 발생한다. 소액이라 하더라도 회사의 경비이 기에 되도록 절약하여야 함
2. 전화응대의 4원칙
기본적인 전화매너
3. 전화 걸 때의 기본매너
(1) 용건의 제목, 내용을 메모하며 말할 순서를 미리 생각
(2) 전화를 걸 상대의 전화번호, 소속, 직위, 성명 등을 미리 확인
(3) 전화를 받으면 자신의 소속과 이름을 정중히 밝히고 상대가 누구인지 확인
Ex) ‘안녕하십니까? 숙명여자대학교 비서실 강주리입니다.
고창섭 교수님 맞으신가요?’
(4) 먼저 통화가 가능한지를 확인
Ex) ‘지금 전화 받으시기 괜찮겠습니까?’
(5) 간단한 인사말을 하고 용건을 간략하게 말함
기본적인 전화매너
3. 전화 걸 때의 기본매너
(6) 정확한 발음으로 표준어를 사용하며 어려운 전문용어나 약자를 사용 금지
(7) 마무리 인사 후 상대방이 수화기를 내려놓은 다음 조심스럽게 내려놓음
Ex) ‘통화 고맙습니다. 그럼 안녕히 계십시오.’ or ‘들어가십시오.’
* 통화하고자 하는 대상이 없으면 전화를 다시 할 지 메모를 남길지를 정확히 표현한다
* 자동응답기에 메시지를 남길 경우 이름, 간단한 용건, 전화번호, 전화한 날짜와 시간, 인사말 등을 남기고 끊는다
기본적인 전화매너

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