[총무업무]총무실무가이드

소개글

[Best seller] 회사 총무부서의 업무를 일목요연하게 정리하였습니다.
실무진이 활용하기에 적합한 자료하고 생각됩니다. 단, 10분이면 총무에 관한 모든 것을 이해할 수 있을 것입니다. 총무관련업무를 보시는 분들의 실무가이드가 되리라 생각됩니다.

목차

1. 기업과 총무
2. 문서관리
3. 사무환경관리
4. 자산관리
5. 법률사무
6. 비서업무
7. 경비.보안관리
8. 행사관리
9. 직장예절
10. 아웃소싱
11. 기타 업무
12. 참고자료

본문내용

[1. 기업과 총무]

1. 기업에서 총무의 위치
전사원이 쾌적한 환경에서 효율적으로 일할 수 있도록 인적.물적서비스를 제공하고, 경영자의 경영방침을 달성하기 위한 회사의 풍토를 만들어가는 부서.

2. 총무의 기능과 역할
- 경영자의 업무보좌기능
회사의 경영방침을 직접 결정하는 것이 아니라 경영자가 경영계획을 수립할 수 있도록 전단계에서 준비작업을 충실히 하는 것이 본연의 업무이다.
- 부서간 조정기능: 수평적 의사전달, 수직적 정보전달(품의), 회의
- 사내활동지원기능
표창제도, 각종 의식이나 행사연출, 신입사원 입사식, 창립기념행사, 신제품 발표회, 사원의 복리후생업무, 정기적 건강진단 등.
- 대외절충기능
안내 경비와 같은 일상업무, 기업광고, 매스컴 접촉, 사회공헌의 지역활동참가
- 자산관리기능
회사가 소유한 토지, 건물, 기계설비 등 고정자산이 효율적으로 활용되도록 관리한다.
3. 총무가 하는 일 (General Affairs)
- 인적자원관리: 인재의 채용과 배치, 이동, 교육훈련, 평가 등의 업무담당
- 물품관리
- 자금관리: 경리(일상적인 지출과 수입관리), 재무(경영자금조달과 운용).
- 정보관리
4. 총무담당자가 갖추어야 할 능력
- 기본적인 사무능력과 관리능력, 솔선수범해서 일을 처리하는 적극적인 사람.
- 무대 뒤의 스태프와 같은 역할
- 신속한 행동력
- 정확한 판단
- 결단력과 신중함
- 입이 무거워야 한다.
- 타부서 사람들에게 안도감을 주어야 한다

[2. 문서관리]

1. 결재
결재(決裁)란 의사결정 사안에 대하여 그 사안을 결정할 권한 있는 사람이 그 안건을 심사하여 결정하는 행위를 말한다. 즉, 기안된 문서를 상사에게 보여 그 내용의 가부를 결정 받는 것이며, 흔히 품의(consultation)라고도 한다.
1) 결재의 방법과 종류
- 정규결재:기안 작성자부터 책임자까지 정상적인 절차를 밟게 되는 결재형태. 즉 법령 또는 회사의 규정에 따라 소관사항에 대한 회사의 의사를 결정할 권한을 가진 담당자가 직접 그 의사를 결정하는 것이다.
- 전결(專決):각 부서장은 자신이 결재해야 할 업무의 부담을 덜고, 업무를 신속하고 능률적으로 처리하기 위하여 소속 직원에게 자신이 직접 결재해야 할 사항 중 일부를 위임할 수 있다. 전결은 주로 일상의 반복적이고 경미한 사항을 대상으로 하며, 미리 정해진 규정에 따른다.
- 대결(代決):최종 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 부재중인 경우 직무대리를 맡은 자가 대신 결재한다. 이때 최종 결재권자의 서명란에 ‘대결’이라고 표시하고 결재하며, 대결문서 중 중요하다고 판단되는 내용은 나중에 최종결재권자의 후결을 받아야 한다

참고 자료

1) 작은 회사를 위한 실무 매뉴얼1, 총무실무백과, 스텝스㈜, 2001